Eine Abizeitung entsteht selten an einem einzigen langen Wochenende. Meist kommen über mehrere Wochen Fotos, Steckbriefe, Berichte und neue Ideen zusammen. Mit einem einfachen Zeitplan verhindert ihr, dass aus vielen kleinen Aufgaben kurz vor dem Abschluss ein großes Durcheinander wird.
Plant dabei vom gewünschten Übergabetermin rückwärts. Die wichtigste Frage lautet nicht nur, wann ihr mit dem Gestalten beginnen möchtet, sondern wann das fertige Buch tatsächlich bei euch sein muss.
1. Übergabetermin und Rahmen festlegen
Soll die Abizeitung beim Abiball, bei der Zeugnisvergabe oder an einem eigenen Termin verteilt werden? Haltet dieses Datum fest und prüft anschließend die aktuellen Produktionszeiten, Versandzeiten und Voraussetzungen für die Druckfreigabe bei eurem Anbieter.
Rechnet zusätzlich mit einem eigenen Puffer für Rückfragen und Korrekturen. Je mehr Zeit ihr einplant für den Druck desto sicherer ist es, denn einen verlässlichen Drucktermin gibt es meistens nicht. Verlasst euch nicht darauf, dass ein heute genannter Lieferzeitraum auch unter anderen Bedingungen gilt. Besonders Änderungen an Umfang, Auflage oder Druckdaten können eine neue Abstimmung nötig machen.
Klärt außerdem früh, wie viele Bücher ihr ungefähr benötigt und welches Budget zur Verfügung steht. Tipps zur Planung von Einnahmen und Ausgaben findet ihr im Artikel Organisation der Abifinanzen.
2. Aufgaben konkret verteilen
Ein Komitee hilft nur dann, wenn klar ist, wer wofür zuständig ist. Statt „Wir kümmern uns gemeinsam um alles“ braucht ihr einzelne Verantwortungsbereiche.
Eine mögliche Aufteilung ist:
- Inhalte und Kontakt zu den Mitschülern
- Inhaber des Abifix Organisator Accounts und Kommunikation mit dem Support
- Fotos und Bildauswahl sowie Texte verfassen
- Gestaltung und Zusammenstellung
- Finanzen und Sponsoren
- Korrekturen und abschließende Freigabe
Eine Person kann mehrere Bereiche übernehmen. Wichtig ist, dass für jede Aufgabe jemand ansprechbar bleibt und eine Vertretung weiß, wo die Materialien liegen.
3. Inhalte und Abgabetermine sammeln
Erstellt eine Liste der geplanten Kapitel. Typische Bestandteile sind Steckbriefe, Kursberichte, Fotos, Zitate, Rankings und gemeinsame Erinnerungen. Ergänzt zu jedem Punkt, wer etwas liefern soll und wann ihr es benötigt.
Unterscheidet zwischen dem Abgabetermin für Beiträge und dem Termin, an dem die fertigen Seiten stehen müssen. Dazwischen braucht ihr Zeit zum Sortieren, Nachfragen und Überarbeiten.
Kommuniziert lieber einen klaren Termin mit einer freundlichen Erinnerung als viele unterschiedliche Fristen in verschiedenen Chats. Schreibt dazu, was genau abgegeben werden soll und wo die Beiträge hingehören.
Bei Abifix könnt ihr eure Mitschüler ganz einfach per Einladungs-Link (aus dem Organisator Account) einladen und sie können dort alle Inhalte hochladen. Die Seiten werden dann automatisch auch direkt ausgefüllt. Das erspart euch eine Menge Zeit und Arbeit.
4. Die Gestaltung früh ausprobieren
Bei Abifix müsst ihr unbedingt vorher die Design Vorlagen auswählen und die Fragen festlegen bevor ihr den Link verendet.
Legt eine gemeinsame Richtung für Farben, Schriften und Abstände fest. Das spart spätere Diskussionen und lässt das Buch zusammenhängend wirken. Bei Abifix gibt es über 500 Vorlagen die auch zusammenpassen. Diese könnt ihr auch individuell anpassen. So müsst ihr euch wenig Gedanken über die Gestaltung machen und alles ist einheitlich aufeinander abgestimmt.
5. Korrekturen als eigenen Abschnitt planen
Korrekturlesen ist keine kleine Restaufgabe. Namen, Bildunterschriften, Seitenreihenfolge und unvollständige Texte brauchen einen konzentrierten Durchgang. Plant dafür einen festen Zeitraum, in dem möglichst keine neuen großen Gestaltungsideen mehr dazukommen.
Gebt persönliche Seiten den betreffenden Personen zur Kontrolle. Anschließend sollte jemand das gesamte Buch noch einmal aus der Sicht eines Lesers durchgehen. Einzelne Seiten können richtig aussehen und in der Gesamtreihenfolge trotzdem unpassend stehen.
6. Freigabe und Übergabe organisieren
Bestimmt vorher, wer die endgültige Druckfreigabe erteilen darf. Haltet die freigegebene Version eindeutig fest, damit niemand versehentlich eine ältere Datei verwendet.
Klärt zuletzt Lieferadresse, Erreichbarkeit bei Rückfragen und die Verteilung der Bücher. Ein guter Zeitplan endet nicht beim Bestellen, sondern bei der Übergabe. Wenn diese letzten Schritte ebenfalls eine verantwortliche Person haben, könnt ihr den Abschluss deutlich entspannter genießen.