Abiballkomitee
Zunächst solltet ihr ein Abiballkomitee gründen, das die Organisation übernimmt. Es kann hilfreich sein, innerhalb des Komitees klare Aufgaben zu verteilen und feste Termine für die nächsten Schritte zu vereinbaren.
Aufgaben
Diese Aufgaben fallen insbesondere an, wenn ihr den Abiball selbst organisiert:
- Eine passende Location und gegebenenfalls Catering suchen. Kongresshallen können sich dafür gut eignen. Achtet auf Kapazität, Erreichbarkeit und die enthaltenen Leistungen.
- Sponsoren finden. Diese können nach Absprache Werbeflächen auf Bannern oder Eintrittskarten buchen.
- Den Ticketpreis festlegen. Fragt vorher im Jahrgang nach, welche Preise und Gästezahlen realistisch sind.
- Das Programm und den zeitlichen Ablauf planen.
- Fotografen und gegebenenfalls Videografen anfragen.
- Einen DJ für die Afterparty buchen. Klärt vorher, wer die öffentliche Musiknutzung bei der GEMA anmeldet und welche Kosten anfallen. Informationen findet ihr bei der GEMA zu Schulabschlussfeiern.
- Bei einer Bank nach einem geeigneten Konto für die Abikasse fragen, zum Beispiel einem Treuhandkonto.
- Den benötigten Versicherungsschutz prüfen. Eine Versicherung deckt nur die vereinbarten Risiken ab und schließt eine persönliche Haftung nicht pauschal aus.
Finanzen
Behaltet bei der Planung eure Finanzen im Blick. Dafür eignet sich ein Tool wie Notion oder Excel, um Einnahmen und Ausgaben zu erfassen und den Kartenpreis zu kalkulieren. Plant einen Puffer ein und berücksichtigt auch Anzahlungen sowie mögliche Stornokosten. Eine Beispielübersicht findet ihr unter Organisation der Abifinanzen.
Klärt vor einer Buchung, wer den Vertrag abschließt. Wenn ihr noch minderjährig seid, holt für kostenpflichtige Buchungen vorher die Zustimmung eurer gesetzlichen Vertretung ein.
Für zusätzliche Einnahmen helfen euch unsere Tipps zum Sammeln von Geld für die Abikasse. Im Artikel Sponsoren finden steht außerdem ein Mustertext für die Ansprache möglicher Unterstützer eures Abiballs.