„Was kostet unsere Abizeitung pro Person?“ Diese Frage kommt meistens früh auf. Eine verlässliche Antwort hängt aber davon ab, wie euer Buch aussehen soll und wie viele Exemplare ihr benötigt.
Mit einer einfachen Kalkulation bekommt ihr trotzdem schnell einen Überblick. Wichtig ist, drei Dinge auseinanderzuhalten: den Preis der Bestellung, den Betrag, den eure Abikasse übernimmt, und den späteren Verkaufspreis.
Welche Angaben braucht ihr für eine Kalkulation?
Bevor ihr Preise vergleicht, sollte euer Komitee eine gemeinsame Ausgangsbasis festlegen.
- Wie viele Exemplare werden voraussichtlich gebraucht?
- Wie umfangreich wird die Abizeitung?
- Welche Buchausstattung möchtet ihr?
- Welcher Anbieter wird genutzt
- Welche Einnahmen stehen bereits sicher zur Verfügung?
Vergleicht immer dieselbe Ausstattung und denselben Umfang. Ein günstiger wirkender Stückpreis hilft wenig, wenn er für eine andere Anzahl oder ein anders ausgestattetes Buch gilt.
Bei Abifix ist die Gestaltung und der Support kostenlos ihr müsst also keine weiteren kosten einplanen außer den Druckpreis. Auch für den Design-Service berechnet Abifix nichts. Achtet darauf bei anderen Anbietern die Designkosten einzuplanen.
Für eure Finanzplanung benötigt ihr dennoch den aktuellen Preis der gewünschten Druckbestellung. Übernehmt dafür den tatsächlich angezeigten Gesamtbetrag und prüft die Angaben vor dem Abschluss erneut. Im Abifix Druckpreisrechner könnt ihr jederzeit den Preis für verschiedene Konfigurationen einsehen.
Rechnet mit sicheren Einnahmen
Sponsoring kann euren Eigenanteil verringern. Plant aber nicht mit einer unverbindlichen Zusage, als wäre das Geld bereits eingegangen.
Trennt in eurer Übersicht deshalb zwischen angefragt, zugesagt und bezahlt. Genauso wichtig ist, ob bestimmte Einnahmen überhaupt für die Abizeitung vorgesehen sind oder bereits für den Abiball benötigt werden.
Wie ihr passende Unternehmen ansprecht, erfahrt ihr im Artikel Sponsoren für die Abikasse finden.
Durch die Abifix Sponsoren könnt ihr zusätzlich mit mehr Sicherheit Geld sparen.
Ein einfaches Rechenbeispiel
Die folgenden Zahlen sind frei gewählt und ausdrücklich kein Preisangebot von Abifix.
Angenommen, 120 Bücher kosten zusammen 2.400 Euro. Für genau diese Bestellung stehen bereits 400 Euro Sponsorengeld zur Verfügung.
Dann bleiben 2.000 Euro zu finanzieren. Verteilt auf 120 verkaufte Bücher sind das rechnerisch etwa 16,67 Euro pro Exemplar. Mögliche weitere Ausgaben oder eine Reserve sind in diesem Beispiel noch nicht berücksichtigt.
Wichtig: Diese Rechnung geht nur auf, wenn tatsächlich alle 120 Bücher verkauft werden. Werden einige Exemplare verschenkt oder bleiben übrig, verteilt sich der offene Betrag auf weniger zahlende Personen.
Plant die Auflage bewusst
Fragt frühzeitig ab, wer ein Buch möchte und ob Familien zusätzliche Exemplare benötigen. Unterscheidet zwischen einer Interessensabfrage und einer verbindlichen Bestellung.
Eine kleine Reserve kann sinnvoll sein. Entscheidet aber gemeinsam, wie viele zusätzliche Bücher ihr finanzieren könnt. Eine größere Auflage ist nicht automatisch die bessere Entscheidung, nur weil ein Stückpreis dadurch eventuell günstiger wird.
Haltet die Rechnung nachvollziehbar
Eine übersichtliche Liste reicht für den Anfang: Anzahl, Gesamtpreis, gesicherte Einnahmen, weitere Ausgaben und noch offener Betrag. Ergänzt jeweils das Datum, damit alte Preisstände nicht versehentlich weiterverwendet werden.
Mehr zur gemeinsamen Verwaltung findet ihr in unserem Artikel Organisation der Abifinanzen.
Wenn ihr diese Übersicht regelmäßig aktualisiert, könnt ihr Änderungen an Seitenzahl oder Ausstattung bewusst entscheiden. So bleibt euer Abschlussbuch bezahlbar, ohne dass wichtige Ausgaben erst ganz am Ende auffallen.
Bezahlung
Sammelt rechtzeitig das Geld von euren Mitschülern die bestellen wollen ein. Kommuniziert klar dass der Preis mit der Anzahl an Verkäufen verknüpft ist. Verwaltet in einer Liste wer bestellt, bezahlt und das Buch erhalten hat. Die Bücher von Abifix müsst ihr erst innerhalb 4 Wochen nach Versand per Überweisung bezahlen (ihr bekommt eine Rechnung). Ihr habt also reichlich Zeit um das Geld einzusammeln. Sollte die Zeit dennoch nicht reichen kommuniziert einfach offen mit dem Abifix Team.