Ihr habt die Antworten für eure Abizeitung bereits gesammelt, zum Beispiel in einer Tabelle, einem Formular oder einer Textdatei? Dann könnt ihr diese Inhalte in Abifix weiterverwenden. Ihr müsst eure Mitschüler dafür nicht noch einmal über einen Einladungslink befragen.

Ihr übertragt die Antworten in die Formularfelder von Abifix. Die Software setzt sie anschließend in eure gewählte Steckbriefvorlage ein. So entsteht aus den vorhandenen Daten ein gestalteter Steckbrief, ohne dass ihr jede Antwort einzeln im Design platzieren müsst.

Auch bereits ausgewertete Rankings und gesammelte Zitate oder Bilder könnt ihr manuell eintragen und mit passenden Vorlagen als Buchseiten gestalten lassen.

So verbindet Abifix vorhandene Daten mit eurem Design

In Abifix sind die Inhalte und ihre Gestaltung miteinander verbunden. Ihr legt einmal fest, wie ein Steckbrief, ein Ranking oder eine Zitatseite aussehen soll. Die jeweiligen Antworten, Platzierungen und Texte werden danach in diese Gestaltung übernommen.

Für eure Steckbriefe bedeutet das: Ihr bestimmt Fragen, Schriften, Farben, Bilder und die Anordnung in der Vorlage. Für jede Person füllt ihr anschließend das dazugehörige Formular aus. Die Vorlage sorgt dafür, dass die Inhalte an den vorgesehenen Stellen erscheinen.

Was ihr bereits gesammelt habt Wo ihr es eintragt Was daraus entsteht
Namen, Steckbriefantworten und Fotos Im Bereich Schüler unter "sammeln" im jeweiligen Steckbriefformular des Schülers (Der Schüler muss vorher erstellt werden) Steckbriefseiten mit eurer gemeinsamen Vorlage
Ausgewertete Rankingplatzierungen Im Bereich Rankings unter "sammeln" über die manuelle Ergebnisfestlegung (Vorher müssen die Rankingfrage und die gewählten Schüler in der Schülerliste angelegt werden) Rankings in eurer gewählten Gestaltung
Zitate und Sprüche Im Bereich Zitate unter "sammeln" Zitatseiten auf Grundlage eurer Vorlage

Der Einladungslink ist eine Möglichkeit, Inhalte zu sammeln. Wenn eure Sammlung schon fertig ist oder ihr sie selbst verwalten möchtet, könnt ihr die Daten auch als Organisationsteam eintragen.

Vorhandene Steckbriefdaten übernehmen: Schritt für Schritt

1. Eine Steckbriefvorlage auswählen

Öffnet in eurem Abifix Orga Bereich Planen und anschließend Designs. Wählt eine Vorlage für die Steckbriefe aus. Ihr könnt die Gestaltung direkt verwenden oder Farben, Schriftarten, Bilder und Elemente an euer Motto anpassen.

Damit die Antworten später automatisch eingesetzt werden, verwendet ihr die vorgesehenen Fragefelder und Antwortfelder. Fester Text in der Designvorlage ist dagegen für Inhalte gedacht, die auf den entsprechenden Seiten gleich bleiben sollen.

Wählt die Vorlage zuerst aus, bevor ihr mit dem Ausfüllen beginnt. Sie legt fest, welche Fragen und Bildbereiche für den Steckbrief zur Verfügung stehen. Eine Übersicht findet ihr bei den Designs von Abifix.

2. Die Fragen an eure bisherige Sammlung anpassen

Geht zu Planen und Fragen anpassen. Übernehmt die Fragen, zu denen ihr bereits Antworten gesammelt habt. So passen euer bisheriges Formular und die Eingabefelder in Abifix zusammen.

Habt ihr beispielsweise nach dem Berufswunsch, dem Lieblingsfach und einer besonderen Erinnerung gefragt, richtet ihr diese Fragen auch für euren Steckbrief ein. Prüft die Zuordnung einmal sorgfältig, bevor ihr die Antworten aller Personen übertragt. Ihr könnt wenn nötig im Layout-Creator die Frage oder Antwort Felder größer oder kleiner ziehen. Manchmal ist das nötig wenn ihr die Fragen ändert.

Wenn ihr noch etwas ergänzen möchtet, helfen euch unsere Ideen für Steckbrieffragen.

3. Schüler manuell anlegen oder vorhandene Einträge nutzen

Öffnet Sammeln und dann Schüler. Prüft zuerst, ob die betreffende Person bereits in eurer Liste steht. Einen vorhandenen Eintrag könnt ihr weiterbearbeiten.

Fehlt die Person, klickt auf Neuen Schüler hinzufügen. Tragt Vorname und Nachname ein und bestätigt mit Erstellen. Anschließend könnt ihr den Schüler in der Liste auswählen.

Für diese manuelle Bearbeitung muss die betreffende Person ihre Antworten nicht selbst über einen Schülerzugang eintragen. Ihr übernehmt das als Organisationsteam. Legt jede Person nur einmal an, damit Antworten und Bilder eindeutig zugeordnet bleiben.

4. Antworten in das Formular einfügen

Wählt den Schüler aus und öffnet den Reiter Steckbrief. Über Steckbrief bearbeiten beziehungsweise Bearbeiten aktiviert ihr die Eingabe.

Kopiert die schon gesammelten Antworten in die passenden Formularfelder. Ein Berufswunsch kommt in das Feld zum Berufswunsch, eine Erinnerung in das dafür vorgesehene Antwortfeld. Fügt die Fotos in die Bildfelder ein, die eure Vorlage dafür enthält.

Ihr bearbeitet dabei die Inhalte des Steckbriefs. Die Position, Schrift und Gestaltung der Antworten kommen aus eurer Vorlage. Ihr braucht also nicht für jede Person neue Textfelder auf einer Buchseite anzulegen.

Speichert die Änderungen über Speichern. Wiederholt diesen Ablauf für die weiteren Schüler.

5. Den automatisch befüllten Steckbrief kontrollieren

Die Vorschau zeigt, wie eure Eingaben in der gewählten Vorlage aussehen. Prüft Namen, Fotos, die Zuordnung der Antworten und den Platz für längere Texte. Je nach gewählter Vorlage kann ein Steckbrief auch mehrere Seiten umfassen.

Eine Antwort kann korrekt übertragen sein und trotzdem zu lang für die gewünschte Gestaltung ausfallen. Kürzt solche Texte nach Absprache oder passt die Vorlage bewusst an. Das automatische Befüllen nimmt euch die wiederkehrende Gestaltung ab, die inhaltliche Prüfung bleibt wichtig.

Rankings manuell eintragen und automatisch gestalten lassen

Ihr habt schon außerhalb von Abifix abgestimmt und die Gewinner stehen fest? Dann müsst ihr die Abstimmung für eure Abizeitung nicht erneut durchführen. Ihr könnt die vorhandenen Platzierungen übernehmen.

  1. Wählt unter Planen und Designs eine passende Rankingvorlage aus. Die Vorlage braucht die vorgesehenen Rankingelemente, in denen die Ergebnisse erscheinen.
  2. Öffnet Sammeln und Rankings.
  3. Wählt die passende Kategorie aus oder legt sie über das Plus bei Ranking-Kategorie hinzufügen an.
  4. Öffnet bei der Kategorie Manuell setzen beziehungsweise die Aktion Manuell.
  5. Legt die Ergebnisse für den ersten, zweiten und dritten Platz entsprechend eurer Auswertung fest.
  6. Gegebenenfalls müsst ihr die Schüler/Lehrer vorher in der Schüler/Lehrer-Liste anlegen damit ihr sie als Ergebnis setzen könnt.
  7. Bestätigt mit Speichern und kontrolliert die Darstellung.

Bei Rankings über Personen wählt ihr die zuvor angelegten Schüler oder Lehrkräfte aus. Bei einer Paarkategorie gehören die beiden Personen gemeinsam zum jeweiligen Platz. Legt benötigte Personen deshalb vorher im passenden Bereich an.

Die manuelle Ergebnisfestlegung übernimmt die Platzierungen für die Darstellung. Ihr müsst dafür nicht jede einzelne Stimme eurer bisherigen Abstimmung in Abifix nachbilden. Die Auswertung der ursprünglichen Abstimmung sollte vor der Übernahme bereits stimmen.

Abifix setzt die Ergebnisse in eure Rankingvorlage ein. So erspart ihr euch, Gewinnernamen und Platzierungen für jede Kategorie einzeln im Design auszurichten. Je nach Vorlage werden mehrere Rankings auf einer Seite angeordnet.

Weitere Anregungen für geeignete Kategorien findet ihr im Artikel Rankings für die Abizeitung.

Gesammelte Zitate in Abifix einfügen

Auch eine bereits vorhandene Liste mit Zitaten könnt ihr weiterverwenden. Ihr braucht die Sprüche nicht direkt auf einzelnen Buchseiten zu verteilen.

  1. Wählt unter Planen und Designs eine Vorlage für Zitate aus.
  2. Öffnet Sammeln und Zitate.
  3. Klickt auf Zitat hinzufügen.
  4. Fügt den gesammelten Text in das Feld Zitat eingeben ein.
  5. Speichert ihn mit Erstellen und wiederholt den Vorgang für die weiteren Zitate.

Gespeicherte Zitate könnt ihr auswählen und über Bearbeiten korrigieren. Achtet darauf, dass Wortlaut und nötiger Kontext stimmen und die betreffenden Personen mit der Verwendung einverstanden sind.

Abifix verwendet die eingetragenen Texte für eure Zitatseiten. Die gewählte Vorlage bestimmt, wie die Zitate gestaltet und auf den Seiten angeordnet werden. Damit entfällt die wiederholte Arbeit, für jeden Spruch eine neue Textbox aufzubauen und an das übrige Buch anzupassen.

Hinweise zum Umgang mit persönlichen Inhalten findet ihr in unserem Artikel zu Fotos, Zitaten und rechtlichen Pflichten bei Abizeitungen.

Wo ihr mit bereits gesammelten Daten Zeit spart

Die manuelle Übernahme in ein Formular braucht weiterhin etwas Zeit. Der große Vorteil liegt in der anschließenden Gestaltung: Ihr trennt das Eintragen der Inhalte vom wiederkehrenden Aufbau der Buchseiten.

Bei 100 Steckbriefen gestaltet ihr eine gemeinsame Vorlage, statt 100 Seiten einzeln mit denselben Textfeldern aufzubauen. Bei Rankings legt ihr die Platzierungen fest, während die Vorlage die Darstellung übernimmt. Zitate werden als Inhalte gesammelt und anschließend im gemeinsamen Design verwendet.

Am einfachsten arbeitet ihr mit einer geordneten Ausgangssammlung: eine Person pro Eintrag, gleich benannte Fragen und eindeutig zugeordnete Fotos. Kontrolliert nach dem Übertragen jeweils einen vollständigen Steckbrief, bevor ihr mit dem nächsten weitermacht.

Ihr könnt mit einer fertigen Vorlage beginnen und sie später an eure Gestaltungsideen anpassen. Auch individuelle Seiten lassen sich ergänzen, etwa für einen Kursbericht oder eine Fotostrecke. Mehr dazu erklärt unser Artikel Abizeitung selbst gestalten oder automatisch gestalten lassen?.

Die fertigen Seiten im Buch prüfen

Öffnet zum Schluss Seiten anordnen und kontrolliert das vollständige Buch. Prüft die Reihenfolge, fehlende oder doppelte Inhalte und die Darstellung eurer Steckbriefe, Rankings und Zitate.

Die Software nimmt euch die wiederkehrende Platzierung in euren Vorlagen ab. Ihr entscheidet weiterhin, welche Inhalte in eure Abizeitung gehören und wann sie bereit für den Druck sind. Nutzt für den letzten Durchgang unsere Checkliste vor dem Druck.

Häufige Fragen zur Datenübernahme in Abifix

Müssen unsere Mitschüler den Einladungslink benutzen?

Nein. Wenn die Antworten schon vorliegen, könnt ihr Schüler manuell anlegen und die Steckbriefe selbst ausfüllen. Der Einladungslink ist für diesen Ablauf nicht erforderlich.

Wie übernehme ich Antworten aus Excel, Google Forms oder Word?

Öffnet eure vorhandene Sammlung und kopiert die Antworten in die zugehörigen Formularfelder von Abifix. Diese Anleitung beschreibt die Übernahme per Formular. Eine Gestaltung oder Formatierung der Antworten im Ausgangsdokument ist dafür nicht nötig.

Müssen wir jeden Steckbrief einzeln gestalten?

Nein, die wiederkehrenden Steckbriefseiten werden mit eurer gemeinsamen Vorlage befüllt. Ihr tragt die individuellen Antworten und Fotos ein und kontrolliert anschließend das Ergebnis.

Können wir auch schon ausgewertete Rankings übernehmen?

Ja. Über Manuell setzen legt ihr für eine Kategorie die ersten drei Plätze fest. Abifix verwendet diese Ergebnisse in eurer Rankinggestaltung. Eine erneute Abstimmung über Abifix ist dafür nicht erforderlich.

Was ist, wenn wir bereits fertig gestaltete Seiten als PDF haben?

Eine fertige Druckdatei ist ein anderer Ausgangspunkt als eine Sammlung von Antworten. Ihr könnt euch einzelne fertige PDF Seiten bei Abifix hochladen und mit in Abifix erstellten Seiten kombinieren. Wenn euer Layout schon vollständig steht, findet ihr den passenden Ablauf im Artikel Abizeitung als fertige PDF drucken.

Eure bisherigen Inhalte weiterverwenden

Ihr müsst eure Datensammlung nicht neu beginnen, um Abifix zu nutzen. Übernehmt eure Steckbriefantworten, legt die vorhandenen Rankingplatzierungen fest und ergänzt eure Zitate. Abifix verbindet diese Inhalte mit euren Vorlagen und spart euch dadurch wiederkehrende Arbeit im Design.

Mischung von manuellem Steckbrief und und Abstimmung per Link

Ihr wollt die Steckbriefe manuell erstellen aber die Abstimmung per Link?

Wir empfehlen nicht den Link nur für Abstimmungen zu teilen wenn ihr bereits die Schüler manuell angelegt habt. Geht deshalb wie folgt vor: 

  1. Schüler für die Abstimmung per Link einladen
  2. Die Steckbriefe dann bei den automatisch erstellten Schülern manuell befüllen
  3. Gegebenenfalls Schüler hinzufügen die sich keinen Account erstellt haben

Wenn ihr nur die Abstimmungen manuell eintragen wollt macht ihr folgendes:

  1. Die Schüler sollen sich anmelden und nur ihren Steckbrief ausfüllen
  2. Wenn alle angemeldet sind erstellt ihr die Rankings manuell wie oben beschrieben

Entdeckt passende Vorlagen für eure Abizeitung oder startet mit eurem Abifix Orga Zugang.